Angaben zu Unternehmensführungspraktiken

Die AIXTRON SE hat einen Ethikkodex, der für die ganze Gruppe gilt und sich primär an die Mitglieder des Vorstands, an Führungskräfte und an ausgewählte Mitarbeiter aus dem Finanzbereich richtet. Der Kodex soll ehrliches und ethisches Verhalten fördern, einschließlich des Umgangs mit Interessenkonflikten, der fristgerechten Offenlegung vollständiger, genauer und verständlicher Quartals- und Jahresberichte, der Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen, der gegebenenfalls unverzüglichen internen Meldung von Verstößen gegen den Ethikkodex und der Verantwortung für die Befolgung des Kodex. Er ist auf der AIXTRON Internetseite unter Ethikkodex veröffentlicht.

Außerdem gilt für Vorstand, Aufsichtsrat, Senior Management Team und alle Mitarbeiter ein Compliance-Verhaltenskodex, der zu einem verantwortungsvollen und rechtskonformen Verhalten verpflichtet. Dieser Kodex umfasst unter anderem die folgenden Themenbereiche: Verantwortung und Respekt gegenüber Mensch und Umwelt, Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, rechtmäßiges und ethisches Verhalten jedes einzelnen Mitarbeiters, Loyalität zum Unternehmen, fairer und respektvoller Umgang mit Mitarbeitern, Ablehnung jeder Form von Diskriminierung, verantwortungsvoller Umgang mit Unternehmensrisiken, umweltbewusstes Handeln, Sicherheit in allen Arbeitsbereichen, professionelles Arbeiten, Zuverlässigkeit und
Fairness in allen Geschäftsbeziehungen, Einhaltung der Richtlinien bezüglich Vorteilsgewährung / Vorteilsannahme, Umgang mit Insiderinformationen und Umgang mit Firmeneigentum. Der vollständige Text des Compliance-Verhaltenskodex ist auf der AIXTRON Internetseite unter Verhaltenskodex abrufbar.

Zudem hat AIXTRON ein Compliance-Handbuch, das für alle Mitglieder des Vorstands, des Aufsichtsrats und des Senior Management Teams und für alle Mitarbeiter verbindlich ist und die Prinzipien des Compliance-Verhaltenskodex vertieft. Das Compliance- Handbuch enthält ausführliche Erläuterungen zur Compliance-Organisation bei AIXTRON, zu gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Anforderungen sowie zu den Verhaltensanforderungen, die sich daraus für Vorstand, Aufsichtsrat, Mitglieder des Senior Management Teams und Mitarbeiter ergeben. Das Compliance-Handbuch wird regelmäßig an neue und/oder geändert gesetzliche, regulatorische und unternehmensinterne Vorgaben angepasst. Das Compliance-Handbuch wurde im Laufe des Jahres 2023 neu aufgebaut und wird im ersten Quartal 2024 veröffentlicht werden. Ziel war insbesondere, die Verständlichkeit der Anforderungen weiter zu erhöhen. Die Vermittlung der Inhalte ist ein wesentlicher Bestandteil des unternehmensweiten Compliance-Schulungsangebots. Die Teilnahme an Compliance-Schulungen ist für die Mitglieder des Senior Management Teams und für alle anderen Mitarbeiter des Unternehmens gruppenweit verpflichtend. Dies wird von unserer Compliance-Abteilung gesteuert und überwacht.

Darüber hinaus bestätigen alle Mitglieder des Senior Management Teams und ausgewählte Mitarbeiter quartalsweise schriftlich, dass in ihrem Verantwortungsbereich die Compliance-Anforderungen eingehalten wurden. Bei einer Aktualisierung des Compliance-Handbuchs erklären diese Personen auch, dass sie die aktualisierte Fassung zur Kenntnis genommen, die Inhalte befolgt, in ihrem Verantwortungsbereich kommuniziert und die Umsetzung überwacht haben. Außerdem wurden für die Führungskräfte des Unternehmens Führungsprinzipien definiert, die Verhaltensanforderungen der Führungskräfte im Umgang mit ihren Mitarbeitern
enthalten.

Das Corporate Governance System von AIXTRON richtet sich nach den Risiken und Chancen, die sich für das Unternehmen ergeben. Im zusammengefassten Lagebericht werden die wesentlichen Aspekte des Risikomanagementsystems (RMS) und des internen Kontrollsystems (IKS) dargestellt. Diese Systeme entsprechen den gesetzlichen Vorgaben und internationalen Standards,wie zum Beispiel dem Aktiengesetz, dem DCGK oder dem Prüfungsstandard IDW PS 340 n.F., der vom Institut der Wirtschaftsprüfer herausgegeben wurde. Der Senior Vice President & Chief Compliance Officer des AIXTRON-Konzerns ist zuständig für die Einführung und Pflege dieser Systeme und informiert den Finanzvorstand und den Gesamtvorstand regelmäßig über die Wirksamkeit der eingesetzten Corporate Governance Management-Systeme. Außerdem berichtet er regelmäßig an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der AIXTRON SE oder an dessen Vorsitzende. Für das Geschäftsjahr 2023 wurden das RMS sowie das IKS bezüglich der Kernelemente, des Frameworks und ausgewählter Risiken bzw. Kontrollen auf der Grundlage der Prüfungsstandards IDW PS 981 und PS 982 von externen Experten (Deloitte) überprüft und es gab keine Anzeichen, die gegen die Angemessenheit und Wirksamkeit sprechen. Basierend auf den Informationen, die dem Vorstand der AIXTRON
SE vorliegen, sind ihm keine Umstände bekannt, die gegen die Angemessenheit und Wirksamkeit des RMS bzw. des IKS sprechen.

AIXTRON hat außerdem einen Whistleblower Mechanismus eingerichtet und diesen im Laufe des Jahres 2023 an die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) angepasst. Meldungen über Verstöße gegen gesetzliche, regulatorische oder unternehmensinterne Anforderungen können vertraulich per E-Mail an den Vorsitzenden des Aufsichtsrats der AIXTRON SE gesendet werden. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats entscheidet je nach Art und Umfang der Meldung gemeinsam mit dem Compliance- Bereich, ob weitere Personen oder Stellen einbezogen werden sollen. Bei nachgewiesenen Verstößen oder Missständen erarbeiten die beteiligten Personen oder Stellen Lösungsvorschläge, um diese schnellstmöglich zu beheben und gegebenenfalls Sanktionen zu verhängen und die Management- und Überwachungsprozesse zu verbessern. Eingehende Hinweise werden von den beteiligten Personen oder Stellen diskret, vertraulich und anonym behandelt.

Darüber hinaus hat AIXTRON in 2023 Compliance Programms zum Schutz von Menschenrechten und der Umwelt im Geschäftsbereich und in der Lieferkette von AIXTRON eingeführt, das sich am Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) orientiert, um auf eine mögliche zukünftige Pflichtanwendung des LkSG vorbereitet zu sein. Dieses beinhaltet insbesondere eine Grundsatzerklärung zur Menschenrechts- und
Umweltstrategie, einen Verhaltenskodex für Lieferanten sowie ein Beschwerdeverfahren zur Meldung von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken und Verletzungen. Die genannten Dokumente sind auf der AIXTRON-Website unter Lieferantenmanagement abrufbar.