Whistleblowing - Meldung von Verstößen gegen Gesetze und interne Compliance Regeln und Vorschriften

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln sowie der in unserem Verhaltens- und Ethikkodex niedergelegten Grundsätze, hat bei der AIXTRON SE und ihren Tochtergesellschaften ("AIXTRON") höchste Priorität. Um diesen Standards gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten von Mitarbeitern zu erfahren.

Für wen gilt diese Richtlinie?

Diese Richtlinie gilt für alle AIXTRON Mitarbeiter sowie für Leiharbeitnehmer, für Personen, die zum Zwecke ihrer Berufsausbildung bei AIXTRON beschäftigt sind, und für Personen, die aufgrund ihrer wirtschaftlichen Abhängigkeit als arbeitnehmerähnlich anzusehen sind, wie z.B. Dienstleistungsunternehmen.

Für welche Beschwerden/Anliegen gilt diese Politik?

Die Mitglieder des Vorstands der AIXTRON SE ermutigen alle Mitarbeiter, Verstöße gegen Gesetze und interne Compliance Vorschriften zu melden.

Erstellung eines internen Berichts

Die Meldung kann über ein zu diesem Zweck eingerichtetes E-Mail-Konto erfolgen (sb@aixtron.com).

Sollten Sie eine persönliche Meldung wünschen, vereinbaren Sie bitte im Voraus einen Termin, indem Sie eine E-Mail an sb@aixtron.com schreiben. Mit Zustimmung des Meldenden kann die Sitzung auch per Video- und Audioübertragung stattfinden.

Vertraulichkeit und Nichtvergeltung

AIXTRON wird Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit für alle Beteiligten zu wahren, soweit dies unter den gegebenen Umständen angemessen und durchführbar ist.

AIXTRON wird ohne die ausdrückliche Zustimmung des Meldenden weder seine Identität noch Informationen, aus denen seine Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, an andere Personen weitergeben, außer an die:

i)      internen oder externen Personen, die den Bericht erhalten,

ii)     internen oder externen Personen, die die nach örtlichem Recht erforderlichen Folgemaßnahmen ergreifen,

oder

iii)   Unterstützung der unter i) und ii) genannten Personen, z. B. IT-Personal.

Das Verbot der Offenlegung gilt nicht, wenn:

• die Weitergabe eine notwendige und verhältnismäßige rechtliche Verpflichtung im Rahmen von Ermittlungen

oder Gerichtsverfahren ist,

• die Offenlegung anderweitig gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wird die Identität des Meldenden oder eine andere Information, aus der seine Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, an eine andere Person weitergegeben, wird der Meldende vorab schriftlich, unter Angabe der Gründe für die Weitergabe benachrichtigt, es sei denn, dies würde die Verhütung von Straftaten oder die Verfolgung einer Straftat gefährden.

Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die direkt oder indirekt eine Meldung erstatten sowie gegen Personen, die die Meldung oder den Untersuchungsprozess erleichtern oder anderweitig unterstützen, werden nicht geduldet. Der Einzelne unterliegt dem Schutz der geltenden deutschen gesetzlichen Bestimmungen.

Insbesondere wäre der Meldende vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Darüber hinaus sind auch alle "Vermittler" geschützt, d. h. es dürfen keine Vergeltungsmaßnahmen ergriffen werden gegen:

• Dritte, die den Arbeitnehmer vertraulich bei einem Bericht in einem arbeitsbezogenen Kontext unterstützen,
• Personen, die mit dem Arbeitnehmer verwandt sind und die in einem arbeitsbezogenen Kontext Repressalien erleiden könnten, wie z. B. Kollegen oder Verwandte des Arbeitnehmers,
• Juristische Personen, die dem Arbeitnehmer gehören, bei denen er arbeitet oder mit denen er anderweitig in einem arbeitsbezogenen Kontext verbunden ist.

Insbesondere sind Meldende und Vermittler vor jeder Form von (Drohungen und Versuchen) Vergeltungsmaßnahmen (einschließlich Kündigung, Degradierung, Suspendierung, Verlust von Vergünstigungen, Drohungen, Belästigung oder Diskriminierung) geschützt. Vergeltungsmaßnahmen und Repressalien von AIXTRON oder seinen Mitarbeitern gegen Kollegen sind ein schwerwiegender und wesentlicher Verstoß gegen dieses Verfahren.

AIXTRON ist bestrebt, Einzelpersonen vor Vergeltungsmaßnahmen und Repressalien zu schützen. Dazu wird AIXTRON angemessene disziplinarische Maßnahmen gegen jeden Mitarbeiter ergreifen, der sich an Vergeltungsmaßnahmen beteiligt.

Böswillige oder falsche Meldungen

Wenn sich herausstellt, dass der Meldende wissentlich falsche Informationen gemeldet hat oder, dass eine Meldung über ein Fehlverhalten böswillig erfolgte, kann die Person, die die Meldung gemacht hat, disziplinarisch oder gerichtlich belangt werden.

Externe Berichterstattung vor Ort

AIXTRON ermutigt nachdrücklich dazu, Meldungen intern zu machen, damit alle Bedenken ausgeräumt werden können. Die deutsche Regierung hat jedoch Behörden benannt, die auch Meldungen über Fehlverhalten als externen Meldeweg annimmt. Externe Meldestellen sind in der Regel das Bundesamt für Justiz, das Bundeskartellamt und die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Weitere Informationen über die Zuständigkeiten der einzelnen Behörden sind auf deren Website zu finden:

• Bundesamt für Justiz: Externe Berichterstattungsstelle der Bundesregierung (bundesjustizamt.de)
• Bundeskartellamt: Externer Berichtsweg des Bundeskartells
• Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht - Kontaktstelle für Hinweisgeber (Whistleblower)

Insbesondere die lokalen externen Meldewege sind hier zu finden. Der Meldende kann auch eine Meldung an die Organe, Einrichtungen, Ämter oder Agenturen der Europäischen Union richten, wie z. B:

• Europäische Kommission
• Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
• Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA)
• Agentur der Europäischen Union für Flugsicherheit (EASA)
• Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA)
• Europäische Arzneimittelbehörde (EMA)

Datenschutz

Jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten, die mit der Bearbeitung und/oder Untersuchung eines geschützten Anliegens einhergeht, muss mit den Datenschutzbestimmungen von AIXTRON und den geltenden Datenschutzgesetzen übereinstimmen.

Herzogenrath, Dezember 2023

Für den Vorstand der AIXTRON SE

WHISTLEBLOWING RICHTLINIE.PDF