Angaben zu Unternehmensführungspraktiken

Die AIXTRON SE verfügt über einen gruppenweit geltenden Ethikkodex, der sich primär an die Mitglieder des Vorstands sowie an Führungskräfte und ausgewählte Mitarbeiter aus dem Bereich Finanzen richtet. Der Zweck dieses Kodex besteht in der Förderung von aufrichtigem und ethischem Verhalten einschließlich des Umgangs mit Interessenkonflikten, der zeitgerechten Offenlegung vollständiger, genauer und verständlicher Quartals- und Jahresberichte, der Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen, der gegebenenfalls unverzüglichen internen Berichterstattung von Verletzungen des Ethikkodex und der Verantwortlichkeit für die Einhaltung dieses Kodex. Er ist auf der AIXTRON Internetseite in der Rubrik Ethikkodex veröffentlicht.

Darüber hinaus gilt für Vorstand, Aufsichtsrat, Senior Management Team und alle Mitarbeiter unternehmensweit ein Compliance-Verhaltenskodex, der zu einem verantwortungsbewussten und gesetzeskonformen Verhalten anhält. Dieser Kodex beinhaltet unter anderem die folgenden Themenbereiche: Verantwortung und Achtung gegenüber Mensch und Umwelt, Beachtung von rechtlichen Rahmenbedingungen, rechtmäßiges und ethisches Verhalten jedes einzelnen Mitarbeiters, Firmenloyalität, fairer und respektvoller Umgang mit Mitarbeitern, Ablehnung jeglicher Form von Diskriminierung, verantwortungsbewusster Umgang mit Unternehmensrisiken, umweltbewusstes Handeln, Sicherheit in allen Arbeitsbereichen, professionelles Arbeiten, Verlässlichkeit und Fairness in allen Geschäftsbeziehungen, Einhaltung der Richtlinien bezüglich Vorteilsgewährung / Vorteilsannahme, Umgang mit Insiderinformationen und Umgang mit Firmeneigentum. Der ausführliche Text des Compliance-Verhaltenskodex kann auf der AIXTRON Internetseite unter Verhaltenskodex abgerufen werden.

Ferner verfügt AIXTRON über ein unternehmensweites, für alle Mitglieder des Vorstands, des Aufsichtsrats sowie des Senior Management Teams maßgebliches Compliance- Handbuch, das die Prinzipien des Compliance-Verhaltenskodex weiterführend darlegt. Das Compliance-Handbuch umfasst detaillierte Ausführungen zur Compliance- Organisation bei AIXTRON, zu gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Anforderungen sowie zu den Verhaltensanforderungen, die sich daraus für Vorstand, Aufsichtsrat, Mitglieder des Senior Management Teams und Mitarbeiter ergeben. Das Compliance-Handbuch wird in regelmäßigen Abständen an neue und/oder veränderte gesetzliche, regulatorische und unternehmensinterne Vorgaben angepasst, zuletzt im Dezember 2022. Die Vermittlung der Inhalte ist elementarer Bestandteil des unternehmensweiten Compliance-Schulungsangebots. Die Teilnahme an Compliance- Schulungen ist sowohl für die Mitglieder des Senior Management Teams als auch für alle anderen Mitarbeiter des Unternehmens gruppenweit verpflichtend. Dies wird von unserer Compliance-Abteilung gesteuert und überwacht.

Des Weiteren bestätigen unternehmensweit alle Mitglieder des Senior Management Teams sowie ausgewählte Mitarbeiter quartalsweise schriftlich, dass in ihrem Verantwortungsbereich die Compliance-Anforderungen eingehalten wurden. Im Falle einer Aktualisierung des Compliance-Handbuchs erklärt dieser Personenkreis außerdem, die aktualisierte Fassung zur Kenntnis zu nehmen, die Inhalte zu befolgen, in ihrem Verantwortungsbereich zu kommunizieren und die Umsetzung zu überwachen. Darüber hinaus wurden für die Führungskräfte des Unternehmens Führungsprinzipien definiert, die Verhaltensanforderungen der Führungskräfte im Umgang mit ihren Mitarbeitern enthalten.

Das Corporate Governance System von AIXTRON orientiert sich an den Risiken und Chancen des Unternehmens. Die Grundzüge des Risikomanagementsystems (RMS) sowie des internen Kontrollsystems (IKS) werden im Konzernlagebericht erläutert. Die Ausgestaltung dieser Systeme orientiert sich an den gesetzlichen Rahmenbedingungen und internationalen Standards – wie z.B. dem Aktiengesetz, dem DCGK oder dem vom Institut der Wirtschaftsprüfer herausgegebenen Prüfungsstandard “IDW PS 340 n.F.”. Der Senior Vice President/Chief Compliance Officer des AIXTRON-Konzerns ist für die Implementierung und Aufrechterhaltung dieser Systeme verantwortlich und berichtet dem Finanzvorstand sowie dem Gesamtvorstand regelmäßig über die Wirksamkeit der installierten Corporate Governance Management-Systeme. Darüber hinaus berichtet er regelmäßig an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der AIXTRON SE bzw. dessen Vorsitzende. Im Geschäftsjahr 2022 wurden das Risikomanagementsystem (RMS) sowie das interne Kontrollsystem (IKS) hinsichtlich der Kernelemente, dem Framework als auch ausgewählter Risiken bzw. Kontrollen auf Basis der Prüfungsstandards IDW PS 981 und PS 982 von externen Experten (Deloitte) prüferisch durchgesehen und es haben sich keine Hinweise ergeben, die gegen die Angemessenheit und Wirksamkeit sprechen. Auf Grundlage der dem Vorstand der AIXTRON SE zur Verfügung gestellten Informationen sind ihm keine Umstände bekannt, die gegen die Angemessenheit und Wirksamkeit des Risikomanagementsystems (RMS) bzw. des internen Kontrollsystems (IKS) sprechen.

AIXTRON verfügt zudem über eine Whistleblower Hotline. Mitteilungen über Verstöße gegen gesetzliche, regulatorische und unternehmensinterne Anforderungen können über eine festgelegte E-Mail-Adresse oder in Briefform vertraulich an den Vorsitzenden des Aufsichtsrats der AIXTRON SE gerichtet werden. Der Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet in Abhängigkeit vom Meldungsgegenstand und -umfang gemeinsam mit dem Compliance- Bereich über die Einbindung weiterer Personen und/oder Stellen. Bei erwiesenen Verstößen oder Missständen erarbeiten die eingebundenen Personen/Stellen Lösungsvorschläge mit dem Ziel der umgehenden Behebung einschließlich ggf. notwendiger Sanktionen und Verbesserungen der Management- und Überwachungsprozesse. Eingehende Hinweise werden von den eingebundenen Personen/Stellen diskret, vertraulich und anonym behandelt.

Darüber hinaus hat AIXTRON einen Verhaltenskodex für Lieferanten etabliert, der ethische und rechtliche Standards im Zusammenhang mit dem Einkauf sowie der Verwendung so genannter Konfliktmineralien (Gold, Tantal, Wolfram, Zinn) innerhalb der AIXTRON-Lieferkette definiert. Die wesentlichen Inhalte dieses Kodex umfassen Informationen zu den Regelungen über die Verwendung von Konfliktmineralien, die Erwartungen an Lieferanten und die Konsequenzen bei Nicht-Beachtung. Der Verhaltenskodex für Lieferanten ist im Lieferantenhandbuch zusammengefasst, welcher auf der AIXTRON-Internetseite unter Lieferantenmanagement abgerufen werden kann.